EST-CE QUE VOS PROJETS SE QUALIFIENT À UNE DEMANDE DE CRÉDITS RS&DE ?
L’acronyme «RS&DE» signifie «Recherche scientifique et développement expérimental». En fait, il s’agit de deux types de projet R&D, soit premièrement la RS (Recherche scientifique) qui concerne l’avancement scientifique, soit la production de nouvelles connaissances dans un domaine de science. La RS est généralement menée dans des contextes de centre de recherche public (université ou institut) ou privé (consortium ou autres).
Par la suite, le DE (Développement expérimental) concerne la production de nouvelles connaissances en lien avec les technologies de l’entreprise. Le DE est majoritairement effectué en entreprise dans le but de créer de nouveaux produits /procédés ou de faire évoluer les produits /procédés existants.
Si vous êtes dans un contexte d’entreprise et que vos gens scientifiques et techniques investissent des efforts pour faire évoluer la base des connaissances technologiques de l’entreprise au-delà de la pratique courante pour améliorer les produits / procédés existants ou pour créer de nouveaux produits / procédés, leurs activités peuvent faire l’objet d’une réclamation de crédits en RS&DE.
Les dépenses admissibles sont:
1. Salaires RS&DE: le temps main-d’oeuvre des employés investi directement dans la démarche RS&DE ou dans des activités en support à la démarche RSDE.
2. Sous-traitance main-d’oeuvre RS&DE: le temps main-d’oeuvre des sous-traitants investi directement dans les activités RS&DE.
3. Le matériel consommé ou transformé: les dépenses de matériel consommé dans le cadre des activités d’expérimentation (exemple: coût d’un prototype).
4. Contrats de R&D: les contrats de R&D avec un centre de recherche public ou universitaire ou privé.
Voici les principales notions clés à maîtriser en RS&DE (tiré du Glossaire de la RS&DE de l’Agence du revenu du Canada):
Avancement technologique
«L’avancement technologique est la production ou la découverte de connaissances qui font progresser la compréhension de la technologie.»
Développement expérimental
«Travaux entrepris dans l’intérêt du progrès technologique en vue de la création de nouveaux matériaux, dispositifs, produits ou procédés ou de l’amélioration, même légère, de ceux qui existent.»
Expérimentation
«Une expérimentation est la vérification d’une hypothèse dans des conditions contrôlées.»
Hypothèse
«Une hypothèse est une idée, conforme aux faits connus, qui sert de point de départ à une étude approfondie visant à prouver ou à réfuter cette idée.»
Incertitude technologique
«L’incertitude technologique est le fait de ne pas savoir si un résultat ou un objectif donné peut être atteint, ou de ne pas savoir comment l’atteindre, en raison d’une connaissance technologique insuffisante.»
Investigation ou recherche systématique
«L’investigation ou recherche systématique, selon la définition de la RS&DE , est une approche impliquant la définition d’un problème, la formulation d’une hypothèse en vue de résoudre le problème, la planification et la réalisation d’expérimentations ou d’analyses pour vérifier l’hypothèse et le développement de conclusions logiques basées sur les résultats.»
Prototype
«Un prototype est un modèle original d’après lequel on structure quelque chose de nouveau et dont tous les objets du même genre sont des représentations ou des copies. Il s’agit du modèle expérimental de base qui possède les caractéristiques essentielles du produit visé. Un prototype est généralement considéré comme un modèle d’essai ou une version préliminaire. Il est développé pour vérifier la faisabilité d’un concept ou d’une hypothèse dans le cadre d’une investigation ou recherche systématique et n’a généralement aucune valeur durable.»
Recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE)
«La RS&DE est définie aux fins de l’impôt sur le revenu au paragraphe 248(1) de la LIR, comme suit. « activités de recherche scientifique et de développement expérimental » Investigation ou recherche systématique d’ordre scientifique ou technologique, effectuée par voie d’expérimentation ou d’analyse, c’est-à-dire : a) la recherche pure, à savoir les travaux entrepris pour l’avancement de la science sans aucune application pratique en vue; b) la recherche appliquée, à savoir les travaux entrepris pour l’avancement de la science avec application pratique en vue; c) le développement expérimental, à savoir les travaux entrepris dans l’intérêt du progrès technologique en vue de la création de nouveaux matériaux, dispositifs, produits ou procédés ou de l’amélioration, même légère, de ceux qui existent.»
Technologie
«La technologie est l’application pratique des connaissances et des principes scientifiques.Même si la technologie peut être représentée sous forme matérielle (brevets, procédures, documents de conception, manuels, etc.), il ne s’agit pas d’une entité physique. C’est plutôt la compréhension de la transposition de faits et de principes déterminés scientifiquement dans le matériau, dispositif, produit ou procédé.»
Le programme de crédits d’impôt RS&DE est un incitatif fiscal du gouvernement canadien pour soutenir les efforts des entreprises en ce qui a trait au développement technologique de leurs produits et/ou procédés. Dans les dernières décennies, le programme a évolué pour répondre aux contextes et en s’ajustant aux normes internationales. Le Canada est considéré depuis de nombreuses années comme un pays avant-gardiste quant au développement de son programme RS&DE. Les gouvernements provinciaux ont également bonifié les aides en crédits RSDE pour s’assurer d’offrir des incitatifs fiscaux avantageux pour les entreprises technologiques.
Voici au moins 4 bonnes raisons d’investir dans des projets RS&D bien structurées:
1. Récupérer des sommes importantes sur les dépenses RS&DE: ces montants récupérés sont essentiels pour assurer la capacité de réinvestissement en R&D des entreprises. Il est par ailleurs important que les entreprises puissent maintenir leurs efforts R&D chaque année.
2. Assurer la compétitivité de l’entreprise à long terme: le développement des connaissances technologiques en lien avec les produits et procédés de l’entreprise est essentiel. Ceci permet que l’entreprise renforce constamment sa position concurrentielle.
3. Développer une culture R&D forte supportant l’innovation : l’investissement régulier en RS&DE va contribuer à une culture forte d’innovation pour l’entreprise grâce à l’application des meilleures pratiques du domaine.
4. Favoriser la motivation et le développement des connaissances des gens de l’entreprise et de l’esprit d’équipe: en bonus, les projets de RS&DE valorisent les experts de l’entreprise en leur permettant de développer des connaissances avancées dans leur domaine.
Pour qualifier un projet en RSDE, celui-ci doit réponde aux deux grandes exigences «POURQUOI» et «COMMENT» tel que défini par l’Agence du revenu du Canada.
L’exigence «POURQUOI» : réfère à la raison d’être du projet, soit la raison pour laquelle une entreprise conduit un projet de développement. La raison doit être de combler un manque de connaissance par rapport à la pratique courante du domaine, laquelle est constituée de l’ensemble des connaissances normalement maîtrisées par des experts d’un domaine et raisonnablement accessible dans le domaine public. En autres mots, il faut que l’entreprise ait eu dès le début de la démarche le but (l’intention) de produire de nouvelles connaissances en rapport avec la technologie de son domaine.
L’exigence «COMMENT»: réfère à la façon que l’entreprise mène un projet, soit une démarche type de RS&DE. Une démarche sérieuse et authentique en RS&DE est basée sur une approche rigoureuse et systématique comportant successivement des étapes de formulation d’hypothèses, de conduite d’expérimentation ainsi que de formulation des conclusions en vue de produire de nouvelles connaissances.
Voir les Exigences en matières RS&DE de l’Agence du revenu du Canada.
La raison d’être d’un bon consultant doit être de vous faire sauver du temps et de l’argent tout en vous apportant des garanties quant aux bonnes pratiques du domaine de la RS&DE, le tout pour des résultats optimaux en réclamation et le succès dans vos projets.
Voici quelques points suggérés à considérer quant au choix d’une firme en RS&DE:
1. Connaissances dans votre domaine technologique: l’expert scientifique attitré à votre dossier doit pouvoir comprendre rapidement les enjeux technologiques de votre domaine ainsi que les éléments du contexte d’affaires. Ceci permet de faciliter les échanges tout en s’assurant de la qualité des travaux produits. L’expert doit posséder une excellente capacité de rédaction pour bien communiquer tous les éléments importants de vos projets.
2. Expérience dans le domaine RS&DE: l’équipe doit posséder une expérience étendue du domaine afin de vous guider efficacement dans toutes les étapes avec rigueur tout en favorisant la complémentarité avec vos équipes. Ceci permet de valoriser les activités en cours tout en faisant progresser les gens techniques de l’entreprise afin d’augmenter leurs compétences dans les projets futurs.
3. Confiance, éthique et professionnalisme: l’équipe doit user d’un grand professionnalisme afin de promulguer les conseils qui feront croître vos affaires tout en protégeant la réputation de votre entreprise auprès des autorités fiscales.
Avant de lancer un projet RS&DE, il est requis d’effectuer certaines étapes préliminaires afin d’assurer un bon lancement. Bien que nécessaires, les dépenses associées à ces activités d’avant-projet ne sont pas admissibles. Il est cependant nécessaire de documenter ces activités pour démontrer que le départ du projet s’est effectué après avoir vérifié diligemment l’état des connaissances du domaine.
Voici une liste d’exemples d’activités types d’avant-projet (non-admissible en tant que dépenses RS&DE):
1. Recherches marketing: avant d’investir des sommes importantes en R&D, il est de mise d’effectuer des recherches marketing pour identifier le potentiel de vente et les attentes des futurs clients ou utilisateurs. Ces données sont extrêmement judicieuses pour guider les efforts de R&D à suivre. Il peut être de mise de consigner cette information dans un document «justificatif financier de projet» avec les indicateurs financiers.
2. Revue de littérature scientifique et technique: cette phase de recherche vise à établir l’état des connaissances dans le domaine ainsi que les incertitudes technologiques d’un projet éventuel, c’est-à-dire les limitations des connaissances à surmonter pour rehausser le niveau des connaissances.
3. Consultation d’experts: il est conseillé de consulter des experts et chercheurs pour identifier les ressources disponibles face aux incertitudes technologiques d’un projet. Il peut s’agir d’experts consultants du privé ou de chercheurs universitaires ou dans les centres de recherche publique.
4. Recherches en propriété intellectuelle: cette étape complémentaire vise à s’assurer que le projet n’interférera pas avec de la propriété intellectuelle existante. Les données recueillies pourront préparer la voie à des démarches pour protéger la propriété intellectuelle résultante et/ou réaligner le projet afin d’éviter d’entrer en conflit avec des compétiteurs.
5. Tentatives d’application des outils issus de la pratique courante: avant d’entreprendre une démarche expérimentale, il est suggéré de valider si des logiciels de conception ou des manuels de référence du domaine comportent les données suffisantes pour dissiper les incertitudes.
Le début de projet devient officiel lorsqu’une incertitudes scientifique ou technologique a été été identifiée. La bonne pratique à appliquer consiste à décrire cette incertitude dans un document «plan de projet», lequel peut comprendre les éléments suivants et sans s’y limiter:
1. Objectifs quant aux avancements scientifiques ou technologiques recherchées: il s’agit respectivement des gains de connaissances dans un domaine de science ou concernant la technologie en cause. Les gains visés doivent dépasser la pratique courante, soit les connaissances généralement accessibles dans les sources publiques et normalement maîtrisées par des experts du domaine. Il est suggéré d’identifier les indicateurs de performance (ou critères mesurables) à dépasser ou les nouvelles caractéristiques souhaitées quant au produit ou au procédé en développement.
2. Planification globale de projet et principales échéances: la planification globale peut décrire les principales phases prévues, les dates de début et fin prévues de chaque phase, les ressources humaines et financières à prévoir, la description de l’équipe et toutes autres informations utiles à la bonne gestion d’un projet.
3. Démarche expérimentale planifiée: il est suggéré d’inclure dans le plan de projet une brève description de la démarche expérimentale planifiée, c’est-à-dire les interactions en études quant aux variables indépendantes (les paramètres manipulables) et les variables dépendantes (les paramètres de contrôle) dans les expérimentations à venir.
Après la définition des objectifs d’avancement scientifique ou technologique, la prochaine étape critique est la formulation d’une ou plusieurs hypothèses en réponse aux incertitudes initialement identifiées. Une hypothèse peut être toute idée quant à une nouvelle configuration de système ou principe technologique ou d’agencement de matériaux/composants ou d’une nouvelle idée pour atteindre les objectifs formulées. Il peut y avoir une ou plusieurs hypothèses en simultanée ou en multiples séquences au cours d’un projet. La bonne pratique recommandée consiste à tenir un registre ou à conserver des documents quant au détail des hypothèses développées.
Lors de la phase formulation de(s) hypothèse(s), plusieurs types d’activités peuvent être menées:
1. Développement d’un concept expérimental: dans de cas d’un système complexe comportant plusieurs sous-systèmes ou composants, la phase de formulation des hypothèses peut s’intégrer dans une démarche de développement d’un concept expérimental. Il est important de conserver un registre ou des documents relatif aux principales hypothèses formulées.
2. Développement détaillé d’un banc d’essais ou prototype:
3. Conduite d’analyses ou de simulations pour faire évoluer le(s) hypothèse(s):
3. Recherche d’information ou de données scientifiques / technologiques pour faire évoluer le(s) hypothèse(s):
(coeur de la démarche RS&DE)
Conduite de simulations logicielles
Analyses détaillées de concepts
Fabrication prototype
Essais / plan d’essais / Campagne d’essais
Modèle réduit / bancs de tests / prototype
Unité expérimentale / usine pilote
Solutionnement problèmes techniques
Observation phénomènes / paramètres
Analyses mathématiques des résultats
Formulation des relations
Validation / négation hypothèses de travail
Évaluation modèle / concept expérimental
Formulation des conclusions
Formulation des gains de connaissances
Fin de projet / rapport de projet
Il y a fin du projet RS&DE lorsque la démarche expérimentale a été complétée ou si l’incertitude technologique initialement identifiée (au sens de limitation des connaissance) a été dissipée.
Si c’est le cas, l’équipe de projet peut entamer la mise en production du nouveau produit ou procédé en se basant sur les pratiques reconnues.
Cependant, les activités de cette phase ne sont pas admissible en RS&DE.
La présentation d’une demande de crédits RS&DE comporte de multiples enjeux pour une entreprise, tant au niveau des ressources investies que du retour potentiel. Il demeure important d’avoir une bonne préparation pour favoriser une acceptation rapide des demandes et/ou des vérifications rapides lors des audits.
Voici les principales étapes clés pour la préparation d’un dossier de crédits d’impôt .
1. En début d’un projet RS&DE ou en début d’exercice: il est important d’être proactif en officialisant le début d’un projet, c’est-à-dire en documentant les éléments d’incertitude technologique (au sens de limitations de connaissances) et en mettant en place un plan de projet comportant les principales étapes prévues quant à la démarche RSDE (voir modèle DE).
2A. Au cours de la démarche de projet (portion suivi technique): il faut s’assurer que les experts techniques (porte-parole de projets) documentent de façon appropriée les activités de RS&DE. Ces documents ont comme fonction de supporter une bonne gestion de projet tout en étant des supports pour consolider les nouvelles connaissances acquises lors des projets. De plus, ces documents sont essentiels en tant que preuves de la conduite des activités RS&DE et doivent être conservés en archives.
2B. Au cours de la démarche de projet (portion suivi financier): en cours d’exercice, il est également nécessaire que les responsables financiers assurent un suivi comptable des dépenses en maintenant des registres appropriés. Il est nécessaire que de mettre en place un système de suivi du temps main-d’oeuvre et des dépenses (matériau consommé, sous-traitance main-d’oeuvre ou contrats de recherche…).
3. Après la fin d’exercice: il faut rassembler l’ensemble des informations techniques et financières afin de compléter les formulaires fiscaux relatifs à la RS&DE pour votre territoire.
AS – Accompagnement et Support: Afin que l’ensemble du processus soit à la fois simple et rigoureux, il est suggéré de faire appel à notre équipe qui vous accompagnera dans toutes les étapes clés de votre projet. Cela vous permettra de mener vos projets avec efficacité tout en économisant votre temps et en maximisant les retombées.